Машина без экипажа для этой услуги бесполезна: заявку нельзя закрыть, пока не подтверждена доступность конкретного человека с допуском на конкретную дату. Именно эта двойная зависимость (техника + человек) и ломает попытки вести учёт в блокноте или головой.

Вариант 1. Телеграм-бот с полем «нужен оператор с допуском на»

Заказчик указывает не только тип техники, но и точную дату работ — бот сразу подсвечивает диспетчеру, свободен ли аттестованный оператор на эту дату, до подтверждения заявки клиенту.

Вариант 2. Таблица в Google Sheets с двумя связанными листами

Один лист — график занятости техники, второй — график занятости операторов по допускам. Заявка подтверждается только когда оба листа показывают совпадающее окно — это и есть настоящая проблема ниши, не просто «куда записать звонок».

Вариант 3. Канбан-доска в YouGile с карточками на оператора, а не на технику

Каждый работающий оператор — отдельная колонка с его графиком; заявка перетаскивается на конкретного человека, а не абстрактную единицу техники. Диспетчер сразу видит, кто из экипажей свободен, а не только сколько машин на стоянке.

Честно о пределах

Когда операторов и допусков становится много, а совмещать техника-график и человек-график вручную сложно, — нужна полноценная система с автоматической проверкой пересечений, и вот тогда CRM окупается.