В отличие от разового заказа, постоянный корпоративный клиент планирует несколько мероприятий в течение года — конференцию весной, тимбилдинг летом, новогодний корпоратив зимой, — и заявка без привязки к общему годовому циклу клиента рискует привести к тому, что даты двух заказчиков наложатся на одну команду.

Вариант 1. Телеграм-бот с полем «клиент и годовой календарь дат»

Заказчик указывает все планируемые на год мероприятия — бот фиксирует их как единый календарь клиента и предупреждает о пересечении с другими заказами команды.

Вариант 2. Google Sheets с колонкой «клиент и предстоящие даты»

Каждый постоянный клиент — отдельный блок строк с датами мероприятий на год вперёд, — так менеджер видит полную загрузку, а не отдельные разовые заявки.

Вариант 3. Канбан-доска в YouGile по клиентам и датам

Колонки по клиентам с мероприятиями внутри по датам года — сразу видно, у кого календарь мероприятий подтверждён, а у кого ещё есть пробелы.

Честно о пределах

Когда постоянных клиентов много, а у каждого свой годовой календарь дат, ручное отслеживание пересечений начинает давать сбои — здесь окупается система с автоматической проверкой загрузки команды.