Здесь мало просто зафиксировать заявку — критично видеть, у какой партии сколько времени осталось до истечения срока временного хранения на СВХ и штрафов за простой. Обычная заявка «принята-в работе-готово» не показывает этой угрозы.

Вариант 1. Телеграм-бот с полем «дата прибытия груза на СВХ»

Заказчик указывает не только код товара, но и дату, когда груз попал на склад временного хранения, — бот сам считает, сколько дней осталось до предельного срока, и подсвечивает брокеру горящие декларации.

Вариант 2. Google Sheets с автоматическим расчётом дедлайна

Формула в таблице считает разницу между датой прибытия на СВХ и сегодняшним днём — строки с приближающимся истечением срока подсвечиваются автоматически, брокер видит приоритет без ручного пересчёта дат.

Вариант 3. Канбан-доска в YouGile с колонками по срочности, а не по этапу

Вместо стандартного «новая-в работе-готово» — колонки «есть время», «осталось 3 дня», «горит сегодня». Груз перемещается между колонками по дедлайну, а не по формальному статусу оформления.

Честно о пределах

Когда деклараций много и у каждой свой предельный срок хранения на разных СВХ, ручной пересчёт дат становится рискованным — это точка, когда полноценная система с автоматическими уведомлениями окупается.